GDPR — Notă de informare

Privind prelucrarea datelor cu caracter personal de către Dental AS S.R.L.

Dental AS se angajează să asigure protecția datelor cu caracter personal prin respectarea principiilor de legalitate, echitate, transparență, limitare a scopului, reducere la minimum a datelor, exactitate și securitate, în conformitate cu Regulamentul (UE) 2016/679 (GDPR).

Dental AS se angajează să asigure un nivel corespunzător de confidențialitate, disponibilitate și integritate a datelor cu caracter personal aferente tuturor persoanelor vizate de activitățile de prelucrare desfășurate, inclusiv în cadrul activităților de prestare a serviciilor și de marketing.

Prezenta notă de informare explică modul în care sunt colectate, utilizate și protejate datele dumneavoastră cu caracter personal în contextul furnizării serviciilor medicale.

Datele cu caracter personal, reprezentând orice informații care permit identificarea directă sau indirectă a unei persoane fizice, sunt detaliate în secțiunea 6 de mai jos, în conformitate cu dispozițiile legale aplicabile.

Pentru îndeplinirea scopurilor prevăzute în prezenta notă de informare, vă aducem la cunoștință că Dental AS are calitatea de operator de date cu caracter personal, astfel cum este definit de Regulamentul (UE) 2016/679 (GDPR).

1. Identitatea și datele de contact ale operatorului

  • Denumire: Dental AS S.R.L.
  • Sediu social: București, Str. Gheorghe Țițeica nr. 184, Sector 2
  • Punct de lucru: București, Șos. Nicolae Titulescu nr. 1, bl. A7, sc. 4, ap. 94, Sector 1
  • CUI: 10154392
  • Nr. ORC: J1998000725409
  • Telefon: 0744 498 432
  • E-mail: cabinet@dentalas.ro

2. Datele de contact privind protecția datelor

Pentru orice întrebări, solicitări sau pentru exercitarea drepturilor dumneavoastră, ne puteți contacta utilizând următoarele date:

  • E-mail: cabinet@dentalas.ro
  • Adresă: București, Str. Gheorghe Țițeica nr. 184, Sector 2
  • Telefon: 0744 498 432

3. Scopurile în care sunt prelucrate datele dumneavoastră cu caracter personal

Prelucrarea și stocarea datelor cu caracter personal se realizează în condiții optime de securitate și în scopuri legitime, legate în principal de furnizarea serviciilor medicale, de activitatea de resurse umane, precum și de activități de reclamă, marketing, publicitate, statistică sau cercetare științifică.

Ori de câte ori colectăm, prelucrăm sau, după caz, transferăm date cu caracter personal, acestea vor fi utilizate exclusiv în scopurile pentru care au fost colectate. În cazul în care prelucrarea este necesară în alte scopuri, vom solicita consimțământul persoanelor vizate sau le vom informa, după caz, în conformitate cu prevederile GDPR.

Datele dumneavoastră cu caracter personal, indicate în secțiunea 6 de mai jos, vor fi prelucrate în următoarele scopuri:

  • Prestarea serviciilor medicale: stabilirea diagnosticului, furnizarea tratamentului, gestionarea serviciilor medicale, înregistrarea serviciilor prestate și comunicarea prin telefon, SMS sau alte mijloace electronice (de exemplu, e-mail sau aplicații de mesagerie) pentru confirmarea, modificarea sau anularea programărilor.
  • Marketing: transmiterea de informări periodice privind serviciile noastre sau informații cu caracter medical. Prelucrarea datelor în scop de marketing se realizează exclusiv în baza consimțământului dumneavoastră, pe care îl puteți retrage în orice moment, fără a afecta legalitatea prelucrării efectuate anterior. Vă puteți retrage consimțământul accesând linkul de dezabonare din subsolul oricărui e-mail primit de la noi sau contactându-ne la adresa de e-mail: cabinet@dentalas.ro.
  • Statistică medicală și cercetare științifică: prelucrarea datelor în aceste scopuri se realizează numai la solicitarea scrisă a instituțiilor competente sau în scopuri de cercetare științifică, în condițiile prevăzute de lege. Datele dumneavoastră cu caracter personal rămân protejate și sunt tratate în deplină confidențialitate, fără a fi divulgate către terți, cu excepția cazurilor prevăzute de lege.
  • Îndeplinirea obligațiilor legale: prelucrarea datelor în vederea îndeplinirii obligațiilor legale ale Dental AS, inclusiv în domeniul sănătății, securității, contabilității, arhivării documentelor și al altor obligații prevăzute de legislația în vigoare.
  • Îmbunătățirea serviciilor și soluționarea sesizărilor: identificarea problemelor sau a unor situații relevante privind serviciile oferite, în scopul îmbunătățirii acestora, dezvoltării unor servicii noi și soluționării sesizărilor formulate de dumneavoastră.
  • Supraveghere video: prelucrarea datelor cu caracter personal prin intermediul sistemelor de supraveghere video se realizează cu respectarea următoarelor principii:
    • incinta este semnalizată corespunzător ca fiind supravegheată video, prin afișe informative amplasate la intrare;
    • camerele video sunt amplasate exclusiv în zone accesibile publicului sau destinate desfășurării activității și nu sunt instalate în spații în care trebuie asigurată intimitatea, cum ar fi toaletele sau vestiarele;
    • accesul la înregistrările video este permis doar personalului autorizat.
  • Evidență financiară: emiterea documentelor financiar-contabile (de exemplu, bonuri fiscale sau facturi), încasarea plăților pentru serviciile medicale, recuperarea creanțelor, restituirea unor sume de bani, transmiterea notificărilor privind situația sau stadiul plăților, precum și întocmirea rapoartelor și evidențelor financiar-contabile.
  • Soluționarea disputelor: formularea și susținerea cererilor, apărărilor sau punctelor de vedere în cazul apariției unor litigii ori dispute referitoare la serviciile prestate sau la relația dintre dumneavoastră și Dental AS.
  • Managementul activităților de audit intern și extern: desfășurarea activităților de audit intern și extern în scopul verificării și îmbunătățirii activităților operaționale.
  • Relația cu colaboratorii (de exemplu, medici colaboratori sau laboratoare de tehnică dentară): Dental AS precizează că nu utilizează procese decizionale automatizate, inclusiv crearea de profiluri, bazate pe date cu caracter personal, care să producă efecte juridice asupra persoanelor vizate sau să le afecteze în mod semnificativ.

Dental AS își asumă responsabilitatea pentru securitatea informațiilor și a datelor cu caracter personal, inclusiv a categoriilor speciale de date (cum sunt datele privind sănătatea sau, după caz, datele genetice), prelucrate exclusiv de personalul propriu, inclusiv de medici și asistenți medicali, în cadrul clinicii, prin intermediul sistemelor, echipamentelor și evidențelor proprii și pe durata programului de lucru.

În relația cu colaboratorii (de exemplu, medici colaboratori sau laboratoare de tehnică dentară), Dental AS este responsabilă pentru prelucrarea datelor cu caracter personal realizată în cadrul propriilor activități și sisteme. În situația în care datele cu caracter personal sunt comunicate sau prelucrate în afara acestor sisteme, fără implicarea ori controlul Dental AS, responsabilitatea revine persoanelor sau entităților care efectuează respectivele prelucrări, în conformitate cu legislația aplicabilă.

4. Temeiul juridic al prelucrării

Temeiurile juridice ale operațiunilor de prelucrare a datelor cu caracter personal desfășurate de Dental AS sunt următoarele:

Temeiurile juridice pentru prelucrarea datelor cu caracter personal care nu fac parte din categoriile speciale de date

Datele cu caracter personal care nu fac parte din categoriile speciale de date, astfel cum sunt definite la art. 9 din Regulamentul (UE) 2016/679 (GDPR), sunt prelucrate de Dental AS în baza următoarelor temeiuri juridice:

  • prestarea serviciilor medicale solicitate de dumneavoastră, în baza relației stabilite între pacient și furnizorul de servicii medicale;
  • interesul legitim al Dental AS, în scopul organizării activității și asigurării securității;
  • consimțământul dumneavoastră expres, pentru comunicările de marketing. Acesta poate fi acordat prin completarea formularelor puse la dispoziție în cadrul clinicilor Dental AS, la înregistrarea în baza de date, prin formularele disponibile pe site sau cu ocazia participării la evenimente, astfel cum este descris în prezenta notă de informare;
  • consimțământul dumneavoastră, în scopul îmbunătățirii continue a serviciilor medicale;
  • îndeplinirea obligațiilor legale care revin Dental AS, inclusiv în domeniul sănătății, arhivării documentelor, securității, contabilității, evidenței activităților, precum și a altor obligații prevăzute de legislația în vigoare;
  • interesul legitim al Dental AS sau al unei terțe părți, în situații precum:
    • evidența serviciilor medicale;
    • gestionarea programărilor în sistemul informatic;
    • soluționarea solicitărilor și reclamațiilor formulate de pacienți;
    • încheierea și executarea contractelor cu parteneri și colaboratori care prestează servicii pentru Dental AS;
    • supravegherea video pentru protecția persoanelor și a bunurilor, atunci când această prelucrare nu se bazează pe o obligație legală;
    • desfășurarea activităților de audit intern și extern;
    • transmiterea datelor în cadrul grupului din care face parte Dental AS, atunci când acest lucru este necesar și permis de lege.

Prelucrarea datelor cu caracter personal care fac parte din categoriile speciale de date (conform art. 9 din GDPR)

Având în vedere specificul serviciilor medicale furnizate de Dental AS, vom prelucra datele cu caracter personal care fac parte din categoriile speciale de date, astfel cum sunt definite la art. 9 din Regulamentul (UE) 2016/679 (GDPR), în baza următoarelor temeiuri juridice, aplicabile suplimentar față de cele prevăzute la art. 6 din GDPR:

  • în vederea stabilirii unui diagnostic medical, a furnizării asistenței medicale sau a tratamentului medical, precum și pentru gestionarea sistemelor și/sau a serviciilor de sănătate;
  • în situațiile în care, din motive fizice sau juridice, nu vă puteți exprima consimțământul cu privire la prelucrarea datelor (de exemplu, în situații de urgență), datele cu caracter personal vor fi prelucrate pentru protejarea intereselor dumneavoastră vitale sau ale altei persoane fizice;
  • atunci când prelucrarea este necesară din motive de interes public în domeniul sănătății publice, cum ar fi protecția împotriva amenințărilor transfrontaliere grave la adresa sănătății sau asigurarea unor standarde ridicate de calitate și siguranță a asistenței medicale, a medicamentelor ori a dispozitivelor medicale, în conformitate cu dreptul Uniunii Europene sau cu legislația națională;
  • atunci când prelucrarea este necesară pentru constatarea, exercitarea sau apărarea unui drept în instanță, având în vedere că, pe parcursul relației dintre dumneavoastră și Dental AS, pot apărea situații litigioase legate de serviciile furnizate.

Datele cu caracter personal sunt limitate la ceea ce este necesar pentru îndeplinirea scopurilor menționate și nu vor fi utilizate în alte scopuri incompatibile.

6. Categoriile de date cu caracter personal vizate. Consecințele refuzului furnizării datelor cu caracter personal

Datele cu caracter personal prelucrate de Dental AS includ:

  • date furnizate direct de dumneavoastră în contextul serviciilor medicale oferite;
  • date și rezultate obținute ca urmare a prestării serviciilor medicale furnizate de Dental AS.

Informațiile cu caracter personal pe care le furnizați cu ocazia programării telefonice, prin e-mail sau direct în clinică (nume, prenume, număr de telefon, adresă de e-mail, data nașterii, date privind starea de sănătate, simptomele, analizele și investigațiile efectuate sau pe care urmează să le efectuați, precum și codul numeric personal, dacă este necesar) sunt înregistrate și prelucrate de Dental AS numai în măsura în care acestea au fost furnizate de dumneavoastră în mod voluntar și după informarea prealabilă privind prelucrarea lor.

Dental AS nu își asumă răspunderea pentru informațiile, datele sau documentele incomplete, inexacte ori incorecte furnizate de dumneavoastră. Aveți obligația de a ne comunica orice modificare a datelor cu caracter personal, astfel încât acestea să rămână corecte și actualizate.

Datele cu caracter personal pot include următoarele categorii de date:

  • Date de contact, precum: nume și prenume, adresa de domiciliu sau de reședință, număr de telefon (fix și/sau mobil), număr de fax, adresă de e-mail și adresă de corespondență.
  • Date personale, precum: data nașterii, sexul, vârsta, informații privind consumul de tutun, alcool, cofeină sau droguri, informații privind mediul și stilul de viață, seria și numărul actului de identitate, codul numeric personal (CNP), alte informații cuprinse în actul de identitate, imagini video obținute prin sistemele de supraveghere video instalate în spațiile Dental AS, acolo unde acestea există, precum și semnătura.
  • Date medicale (care fac parte din categoriile speciale de date cu caracter personal), precum: informații privind starea de sănătate în legătură cu serviciile medicale prestate, inclusiv serviciile medicale accesate în cadrul Dental AS, diagnosticul, rezultatele analizelor și investigațiilor medicale efectuate sau puse la dispoziție de dumneavoastră, tratamentele prescrise sau administrate, medicul curant, recomandările medicale, simptomele, istoricul medical, afecțiunile anterioare, grupa sanguină, informațiile privind membrii familiei, atunci când sunt relevante pentru actul medical, caracteristici fizice relevante din punct de vedere medical, date genetice, amprenta stomatologică, lucrarea protetică realizată pe baza acesteia, imagistică medicală, precum și orice alte informații medicale furnizate de dumneavoastră sau rezultate în urma serviciilor medicale prestate de Dental AS.
  • Date referitoare la situația profesională, precum: angajatorul și ocupația.
  • Date referitoare la calitatea de asigurat, precum: statutul de asigurat sau neasigurat, asigurătorul și numărul poliței de asigurare.
  • Date referitoare la plăți, precum: date de facturare, numărul contului bancar, sumele achitate și/sau de achitat, precum și situația plăților.
  • Date referitoare la relația cu Dental AS, precum: istoricul relației cu Dental AS, sugestiile, sesizările, reclamațiile sau alte opinii pe care ni le transmiteți, fie în mod direct, fie prin intermediul altor canale de comunicare, inclusiv prin rețelele de socializare sau alte platforme publice de comunicare.

În principiu, nu aveți obligația de a ne furniza datele dumneavoastră cu caracter personal menționate în prezenta Notă de informare. Cu toate acestea, vă rugăm să aveți în vedere că furnizarea datelor cu caracter personal, inclusiv a datelor medicale solicitate prin chestionarul de sănătate, este necesară pentru evaluarea stării de sănătate și pentru furnizarea serviciilor medicale în condiții de siguranță.

Prelucrarea datelor medicale nu se bazează pe consimțământ, ci pe necesitatea furnizării serviciilor medicale și pe obligațiile legale aplicabile. Consimțământul este utilizat exclusiv pentru activități opționale, precum comunicările de marketing, și poate fi retras în orice moment, fără a afecta accesul la serviciile medicale.

În situația în care, în contextul serviciilor medicale furnizate de Dental AS, ne transmiteți date cu caracter personal referitoare la alte persoane (de exemplu, informații privind antecedente medicale familiale), acestea vor fi tratate ca informații confidențiale și vor fi utilizate exclusiv în scopul furnizării serviciilor medicale către dumneavoastră.

7. Destinatarii sau categoriile de destinatari ai datelor cu caracter personal

Ca regulă generală, datele dumneavoastră cu caracter personal vor fi prelucrate de Dental AS. Având în vedere complexitatea serviciilor medicale oferite, precum și necesitatea colaborării cu parteneri externi care asigură suport în desfășurarea activității, vă informăm că datele dumneavoastră cu caracter personal pot fi transmise și către alte persoane fizice sau juridice, în scopul prelucrării acestora pentru îndeplinirea scopurilor prevăzute în prezenta Notă de informare.

În acest sens, datele dumneavoastră cu caracter personal pot fi transmise către:

  • Medici colaboratori, furnizori de servicii medicale acreditați, clinici partenere și laboratoare de tehnică dentară. În acest context, vă informăm că datele și informațiile privind starea dumneavoastră de sănătate, amprentele stomatologice sau probele biologice, indiferent de conținutul ori volumul acestora, pot fi comunicate furnizorilor de servicii medicale acreditați, în conformitate cu dispozițiile legale aplicabile. Dental AS depune toate eforturile pentru a se asigura că medicii colaboratori și ceilalți furnizori de servicii medicale acreditați respectă prevederile legislației privind protecția datelor cu caracter personal.
  • Instituții și/sau autorități publice, judiciare, de cercetare, supraveghere și control, în măsura în care, potrivit legislației în vigoare, acestea solicită Dental AS transmiterea unor date sau informații cu caracter personal. Printre acestea se pot număra, cu titlu de exemplu, organele de cercetare penală, Poliția Română, organele fiscale, instanțele judecătorești, Casa Națională de Asigurări de Sănătate, precum și alte instituții sau autorități competente.
  • Alți destinatari, precum furnizori de servicii IT, furnizori de servicii tehnice și organizaționale necesare întreținerii echipamentelor medicale, furnizori de servicii de marketing, procesatori de plăți, furnizori de servicii de arhivare, consultanți juridici, auditori, consultanți financiar-contabili sau alți consultanți ai Dental AS, implicați în operațiuni extraordinare, cum ar fi fuziuni, achiziții ori alte operațiuni similare. În toate aceste situații, Dental AS va lua măsurile necesare pentru protejarea datelor cu caracter personal, inclusiv prin încheierea acordurilor de confidențialitate, atunci când acestea sunt necesare.

8. Transferul către state terțe

În anumite situații specifice, datele dumneavoastră cu caracter personal pot fi transferate către entități situate în alte state, în scopul efectuării unor analize sau al obținerii unor opinii medicale specializate, în contextul serviciilor medicale furnizate de Dental AS.

În mod obișnuit, datele cu caracter personal nu sunt transferate în afara Uniunii Europene. În situația în care un astfel de transfer este necesar, acesta se va realiza cu respectarea garanțiilor prevăzute de GDPR și de legislația aplicabilă privind protecția datelor cu caracter personal.

Dental AS se va asigura că transferul are loc numai în condițiile existenței unor garanții adecvate, precum clauzele contractuale standard aprobate de Comisia Europeană sau existența unei decizii de adecvare emise de Comisia Europeană, ori în baza altor mecanisme prevăzute de legislația aplicabilă.

În fiecare situație în care transferul este necesar pentru furnizarea serviciilor medicale, pacientul va fi informat în prealabil și, atunci când legea impune acest lucru, i se va solicita acordul cu privire la efectuarea transferului.

9. Perioada pentru care vor fi stocate datele cu caracter personal

Dental AS va păstra datele dumneavoastră cu caracter personal pe întreaga durată a relației stabilite cu dumneavoastră și, ulterior, pentru perioada necesară îndeplinirii obligațiilor legale sau apărării drepturilor și intereselor legitime, în conformitate cu legislația aplicabilă.

În funcție de categoria datelor și de scopul prelucrării, perioadele de stocare sunt următoarele:

  • Date medicale: pe perioada necesară furnizării serviciilor medicale și în conformitate cu termenele de arhivare prevăzute de legislația din domeniul sănătății.
  • Date financiar-contabile: 10 ani, conform legislației aplicabile.
  • Date prelucrate în scop de marketing: până la retragerea consimțământului.
  • Imagini video: maximum 30 de zile, cu excepția cazurilor temeinic justificate sau atunci când o perioadă mai lungă este permisă ori impusă de legislația aplicabilă.
  • Buletine de rezultate pentru analizele de laborator: pe durata de funcționare a sistemului informatic medical și în conformitate cu legislația aplicabilă, în condiții de maximă securitate.

10. Drepturile dumneavoastră în ceea ce privește datele cu caracter personal

În conformitate cu dispozițiile legislației aplicabile privind protecția datelor cu caracter personal, beneficiați de următoarele drepturi:

  • Dreptul de acces – aveți dreptul de a obține din partea Dental AS confirmarea că sunt sau nu sunt prelucrate date cu caracter personal care vă privesc și, în caz afirmativ, acces la acestea, precum și informații privind scopul prelucrării, categoriile de date prelucrate și destinatarii acestora.
  • Dreptul la rectificare – aveți dreptul de a solicita rectificarea datelor cu caracter personal inexacte sau neactualizate, precum și completarea datelor incomplete.
  • Dreptul la ștergerea datelor – aveți dreptul de a solicita ștergerea datelor cu caracter personal atunci când acestea nu mai sunt necesare pentru scopurile în care au fost colectate, atunci când vă opuneți prelucrării și nu există motive legitime care să prevaleze sau atunci când datele au fost prelucrate în mod ilegal.
  • Dreptul la restricționarea prelucrării – aveți dreptul de a solicita restricționarea prelucrării datelor cu caracter personal în situațiile prevăzute de legislația aplicabilă.
  • Dreptul la opoziție – aveți dreptul de a vă opune prelucrării datelor cu caracter personal din motive legate de situația dumneavoastră particulară, atunci când prelucrarea se întemeiază pe interesul legitim al Dental AS sau al unei terțe părți, inclusiv în cazul activităților de profilare bazate pe acest temei.
  • Dreptul de a vă retrage consimțământul – dacă prelucrarea datelor se bazează pe consimțământul dumneavoastră, acesta poate fi retras în orice moment, fără a afecta legalitatea prelucrării efectuate anterior retragerii.
  • Dreptul de a nu face obiectul unei decizii individuale automate – aveți dreptul de a nu face obiectul unei decizii bazate exclusiv pe prelucrarea automată a datelor cu caracter personal, inclusiv crearea de profiluri, dacă aceasta produce efecte juridice asupra dumneavoastră sau vă afectează într-un mod similar semnificativ.
  • Dreptul la portabilitatea datelor – aveți dreptul de a solicita transmiterea datelor dumneavoastră cu caracter personal către un alt operator, într-un format structurat, utilizat în mod curent și care poate fi citit automat, atunci când prelucrarea se bazează pe consimțământ sau pe executarea unui contract și este realizată prin mijloace automate.
  • Dreptul de a depune o plângere – aveți dreptul de a depune o plângere la Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal (București, Bd. G-ral Gheorghe Magheru nr. 28–30, Sector 1, cod poștal 010336, telefon: 031 805 92 11, e-mail: anspdcp@dataprotection.ro) și de a vă adresa instanțelor judecătorești competente.

Drepturile menționate mai sus pot fi exercitate prin transmiterea unei cereri scrise, semnate și înregistrate la Dental AS, prin una dintre următoarele modalități:

  • (i) la adresa de e-mail cabinet@dentalas.ro;
  • (ii) la clinica Dental AS;
  • (iii) prin poștă, la adresa: București, Str. Gheorghe Țițeica nr. 184, Sector 2.

În solicitarea dumneavoastră puteți preciza modalitatea în care doriți să primiți răspunsul, inclusiv o anumită adresă poștală sau o adresă de e-mail ori prin intermediul unui serviciu de corespondență care asigură predarea personală.

Comunicarea informațiilor solicitate se va realiza în termen de o lună de la data primirii cererii, cu respectarea opțiunii dumneavoastră privind modalitatea de comunicare.

Dental AS implementează măsuri tehnice și organizatorice adecvate pentru protejarea datelor cu caracter personal, inclusiv prin controlul accesului, instruirea personalului și securizarea sistemelor informatice.